制定日　2022年8月1日
最終改正日　2022年8月1日

株式会社ハウスビルシステム（以下、「当社」という。）では、ビルの運営管理、ハウスクリーニング事業等を行っており、お客様、お取引先関係者の個人情報などを各事業におけるサービス提供のために利用しています。また、従業者の個人情報及び特定個人情報などを従業者管理に利用します。これらから当社にとって個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると同時に、個人情報などの保護を徹底することは当社の社会的責務との認識としております。
当社は、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

• 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
• 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
• 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止する規程、体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
• 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
• 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかっていきます。

株式会社ハウスビルシステム
　代表取締役　坂下 芳史
以上

株式会社ハウスビルシステム（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

個人情報の利用目的

当社は、次の利用目的で個人情報を取扱います。

• 取引先から取得する個人情報は、ビル管理及びこれらに付随する業務におけるサービスのご提供、契約の締結・履行・維持管理のため
• 当社の事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
• 当社の従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理等のため
• 採用応募者から取得する個人情報は、人事採用活動（書類審査、面接、評価、応募者への連絡等）のため

以上

株式会社ハウスビルシステム（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）及び第三者提供記録 に関する請求等について、以下の事項を周知致します。

• 個人情報保護管理者
  個人情報保護管理者：坂下　健史
  所属：営業部
  メールアドレス：
  house@house-bs.co.jp
• 保有個人データの利用目的
  • 取引先から取得する個人情報は、ビル管理及びこれらに付随する業務におけるサービスのご提供、契約の締結・履行・維持管理のため
  • 当社の事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、ご依頼・お問い合わせにお答えするため
  • 当社の従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理等のため
  • 採用応募者から取得する個人情報は、人事採用活動（書類審査、面接、評価、応募者への連絡等）のため
• 保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
  保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
  〒530-0001　
  大阪府大阪市北区梅田1丁目2番2－1200号　
  大阪駅前第2ビル12Ｆ
  株式会社ハウスビルシステム　
  個人情報に関するお問い合わせ窓口：営業部　青位　義人
  メールアドレス：
  house@house-bs.co.jp
  
• 当社の加入する認定個人情報保護団体について
  当社の加入する認定個人情報保護団体はありません。
• 保有個人データ等の安全管理のために講じた措置
  当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
  • 組織的安全管理措置
    • 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
    • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
    • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
    • 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
  • 人的安全管理措置
    • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
    • 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
  • 物理的安全管理措置、技術的安全措置
    • 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取扱う区域を限定しています。
    • 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
    • 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
    • サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
      また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
    • 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
      • ‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
      • ‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
• 保有個人データの開示等に関する手続き
  保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（開示等）のご請求が出来ます。
  当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
  • 開示等の求めの受付
    • 下記の宛先までご連絡ください。
      当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。
      〒530-0001　大阪府大阪市北区梅田1丁目2番2-1200号　大阪駅前第2ビル12F
      株式会社ハウスビルシステム　個人情報に関するお問い合わせ窓口
      メールアドレス：house@house-bs.co.jp
    • 開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
      • 開示等の請求をする者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
      • 開示等の請求をする者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
      • 本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
        • 運転免許証
        • マイナンバーカード（表面）
        • その他本人確認ができる写真入りの公的証明書
      • 開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
        • 任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
        • 未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から６ケ月以内）
        • 成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から６ケ月以内）
        • 親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から６ケ月以内）
  • 「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
    利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（別途請求する郵送料を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便切手を請求書類の郵送時に同封してください。
    ・手数料金額：1,000円
  • 検討結果連絡
    当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
    • 書面の郵送又は手渡し
    • 書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
      ・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
      ・登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール
      本人指定による開示が困難な場合、また回答内容に応じられない場合はその理由の説明について書面で郵送します。

以上